ETAPAS DE LA ORGANIZACION
División
del trabajo
Jerarquización:
se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o
importancia.
Departamentalización:
es la división o agrupamiento de las funciones y actividades
en
unidades específicas con base en su similitud.
Descripción
de funciones, actividades y responsabilidades: es la recopilación
Ordenada
y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a
cabo el
trabajo de la mejor manera.
Lineal o militar
Está
centralizada en una sola persona y se da en pequeñas empresas.
Ventajas:
Mayor
facilidad en la toma de decisiones y en su ejecución.
No hay
conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
La
disciplina es fácil de mantener.
Desventajas:
Es rígida e
inflexible.
La
organización depende de hombres clave, provocando trastornos.
No fomenta
la especialización.
Los
ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de dirección, solamente
son operativos.
Funcional o de Taylor
Consiste en
dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre,
desde el
gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número de funciones.
Ventajas:
Mayor
especialización.
Se obtiene
la más alta eficiencia de cada persona.
La división
del trabajo es planeada.
El trabajo
manual se separa del intelectual.
Disminuye la
presión sobre un solo jefe.
Desventajas:
Dificultad
de localizar y fijar la responsabilidad.
Se viola
el principio de unidad de mando.
Dificultades
entre los jefes por no definir la autoridad claramente.
Linea funcional
Se combinan
los dos tipos de organización, aprovechando las ventajas y evitando las
desventajas inherentes a cada una.
Conserva de
la organización lineal o militar la autoridad que se transmite a través de
un solo jefe. Y de la funcional, la
especialización de cada actividad en una función. Este tipo de organización es
el más utilizado en la actualidad.
Staff
Surge como
consecuencia de las grandes organizaciones y del avance de la tecnología,
contar con
especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los
departamentos de línea.
Ventajas:
Logra que
los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas
de dirección.
Hace posible
el principio de responsabilidad y autoridad, y la especialización
Staff.
Hay
confusión sino son bien definidos los deberes y responsabilidades de la
Asesoría.
Por comités
Asignarlos
diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que se reúnen para
Discutir
y resolver los problemas que se les encomienden; se da en combinación con otro
tipo de
organización. Hay comités directivos, ejecutivos, de vigilancia, consultivos,
etc.
Ventajas:
Las soluciones son más efectivas.
Se
comparte la responsabilidad.
Permite
que las ideas se fundamenten.
Se
aprovecha al máximo la experiencia.
Desventajas:
Las decisiones son lentas.
Es
difícil disolverlos.
Los
gerentes se desligan de la responsabilidad.
Matricial
Matriz,
de Parrilla, de Proyecto o Administración de producto. Se abandona el principio
de
unidad de
mando. Requiere de una estructura administrativa sólida y de mecanismos
especiales
de apoyo.
Ventajas:
Coordina la mejora de productos como los
objetivos del departamento.
Propicia
la comunicación interdepartamental entre las funciones y los productos.
Permite
cambiar de una tarea a otra.
Favorece
el intercambio de experiencias.
Desventajas:
Confusión
acerca de quien depende de quién.
Da lugar
a la lucha de poder.
Supone pérdidas
de tiempo.
Resistencia
al cambio.
TECNICAS DE ORGANIZACIÓN
Organigramas
Los
organigramas son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización
racional.
Los
organigramas se clasifican por:
Su
objetivo: Estructurales, Funcionales y Especiales.
Su
área: Generales, Departamentales.
Su
contenido: Esquemáticos, Analíticos.
Los
organigramas pueden ser de forma horizontal, vertical, circular y mixta.
Diagrama o procedimiento de flujo
Es la
representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta
un procedimiento.
Ventajas
-Mayor
simplificación del trabajo.
-Determinar la posibilidad de combinar o
readaptar la secuencia de las operaciones.
-Mejorar alguna operación combinándola con
otra parte del proceso.
-Eliminar demoras.
-Una mejor distribución de la planta.
-Tipos de diagramas de procedimiento
-Gráfica de flujo de operaciones.
-Gráficas esquemáticas de flujo.
-Gráfica de ubicación de equipo.
-Gráfica de flujo de formas.
-Secuencia para elaborar un diagrama de
procedimiento
-Escoger el procedimiento por realizar.
-Determinar las técnicas analíticas que habrán
de utilizarse.
-Analizar el trabajo.
-Hacer una lista de la forma como se va a
realizar el trabajo.
-Establecer el procedimiento más factible.
-Presentar
la propuesta.
-Prepara instrucciones.
-Implantar el nuevo procedimiento.
-Observar el procedimiento implantado.
-Preparar una guía de logros.
-Llevar registros adecuados de realización.
